รู้จัก HoRenSo  ทักษะการสื่อสารแบบญี่ปุ่น

Ho • Ren • So คืออะไร? หัวใจการสื่อสารในองค์กรญี่ปุ่น

การทำงานในปัจจุบัน การสื่อสารเป็นปัจจัยสำคัญในการทำงานให้บรรลุความสำเร็จและเป้าหมายในองค์กร เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพและเป็นไปในทิศทางเดียวกัน  บางครั้งการสื่อสารที่ไม่เข้าใจกันระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง มีสาเหตุมาจากหลายประการ นอกจากเรื่องภาษาที่ใช้ในการสื่อสาร ความเข้าใจและความรู้ในเนื้องาน ภูมิหลังที่มาจากที่แตกต่างกัน  ยิ่งถ้าทำงานกับองค์กรต่างชาติอย่างประเทศญี่ปุ่น ยิ่งต้องเข้าใจในวัฒนธรรมของญี่ปุ่นอีกด้วย วันนี้เรามีข้อแนะนำเรื่องการสื่อสารระหว่างหัวหน้าและลูกน้องมาให้นำไปปรับและประยุกต์ใช้ในการทำงานกันค่ะ

หากคุณเคยทำงานในบริษัทญี่ปุ่น หรือทำงานกับหัวหน้างานชาวญี่ปุ่น คำหนึ่งที่มักได้ยินบ่อยคือคำว่า “HORENSO” (報・連・相) ซึ่งไม่ใช่ชื่อผัก แต่เป็นหลักการสื่อสารที่ถือว่าเป็น รากฐานการทำงานขององค์กรญี่ปุ่น และเป็นสิ่งที่ช่วยให้การทำงานเป็นระบบ ลดความผิดพลาด และสร้างความเชื่อมั่นระหว่างพนักงานกับหัวหน้า
บทความนี้จะพาคุณเข้าใจว่า HORENSO คืออะไร ทำไมคนญี่ปุ่นให้ความสำคัญ และพนักงานไทยสามารถนำไปใช้ในการทำงานจริงได้อย่างไร

ความหมายของ HORENSO (報・連・相) คำว่า HORENSO มาจากคำย่อของ 3 คำภาษาญี่ปุ่น ได้แก่
報告 (Houkoku) – การรายงาน
連絡 (Renraku) – การแจ้งให้ทราบ
相談 (Soudan) – การปรึกษา
ทั้งสามคำนี้รวมกันเป็นแนวคิดสำคัญของการสื่อสารในองค์กรญี่ปุ่น ซึ่งเน้นการ “รายงาน-แจ้ง-ปรึกษา” อย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่รอให้เกิดปัญหาแล้วค่อยบอก

หลาย ๆ ท่านที่ได้ทำงานในบริษัทญี่ปุ่นน่าจะรู้จัก HoRenSo กันบ้างแล้ว แต่ถ้าใครที่กำลังจะเข้าทำงานบริษัทญี่ปุ่นหรืออยากทำงานในบริษัทญี่ปุ่น แอดมินคิดว่า เรามารู้จักและเรียนรู้ HoRenSo กันค่ะ  รับรองทำงานราบรื่น ถูกใจเจ้านายคนญี่ปุ่นแน่นอนค่ะ 

1. Houkoku (報告) — การรายงาน

Houkoku (報告) หมายถึง การรายงานความคืบหน้าของงานให้หัวหน้าหรือผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ ไม่ว่าจะเป็นงานที่ได้รับมอบหมาย สถานการณ์ งานที่กำลังดำเนินอยู่ ผลลัพธ์ของงาน หรือแม้แต่งานที่มีปัญหา ในหลายองค์กรไทย พนักงานมักจะรายงานเมื่อมีปัญหาใหญ่แล้วเท่านั้น แต่ในองค์กรญี่ปุ่น การรายงานคือการสื่อสารตาม ลำดับขั้น เพื่อให้หัวหน้ารับรู้สถานการณ์ของงานตลอดเวลา

ซึ่งการรายงานนั้นจะต้องเน้นความถูกต้อง ความรวดเร็วและความครบถ้วน การทำงานของคนญี่ปุ่นชอบที่จะให้รายงานความคืบหน้าของงานในทุก ๆ เรื่อง อาจจะผ่านการสื่อสารในที่ประชุม หรือ ผ่านการส่งอีเมลล์ โดยเน้นการสื่อสารแบบทั่วถึง เช่น การส่งอีเมลล์ถึงผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดทุกครั้งที่มีการรายงานให้รับรู้รับทราบ

สิ่งที่ต้องรายงาน
1. การรายงานความคืบหน้าเป็นระยะๆ
2. การรายงานปัญหา หรืออุปสรรคที่เกิดขึ้นโดยไม่ปิดบัง
3. การรายงานผลลัพธ์

หลักสำคัญของการรายงาน
1. ความสม่ำเสมอ 
✦ รายงานต่อผู้สั่งงาน
✦ รายงานเป็นระยะๆ
✦ รายงานอย่างถูกต้อง
✦ เมื่อมีสถานการณ์ที่ไม่ดีให้รีบแจ้งทันที
2. สรุปอย่างได้ใจความ
✦ รายงานผลสรุปก่อน
✦ แยกข้อเท็จจริงและความคิดเห็นออกจากกัน

เทคนิคการรายงานภายใน 1 นาที
1. บอกใจความหลัก 2. บอกทางเลือก 3. บอกประเด็นที่ต้องตัดสินใจ 4. บอกข้อสรุป 5. ถามทวนและยืนยัน

Source : HR-ODTHAI

2. Renraku (連絡) — การแจ้งให้ทราบ

Renraku (連絡) คือ การแจ้งข้อมูลสำคัญให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบล่วงหน้า หรือในเวลาที่เหมาะสม เช่น แจ้งว่าการประชุมเปลี่ยนเวลา แจ้งกำหนดส่งงาน แจ้งข้อมูลใหม่ที่ส่งผลต่อทีมอื่น เป็นต้น ในวัฒนธรรมญี่ปุ่น “การไม่แจ้ง” ถือว่าเป็นการขาดความรับผิดชอบ เพราะอาจทำให้คนอื่นได้รับผลกระทบโดยไม่รู้ตัว

ในการทำงานเราต้องมีการติดต่อกับฝ่ายต่างๆทั้งภายในบริษัทและภายนอก เช่น ทีมงาน คู่ค้า และ ซัพพายเออร์ เป็นต้น การทำงานที่ดีนั้นต้องทำงานแบบประสานงานร่วมกันหลายฝ่าย ต้องติดต่อหรือแจ้งกับผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่รับผิดชอบในเรื่องนั้น ๆ อย่างกระตือรือร้นและด้วยวิธีการที่เหมาะสม ไม่ว่าจะด้วยวาจา ทางโทรศัพท์ อีเมล เป็นต้น

หลักสำคัญของการติดต่อ
1. เวลาที่เหมาะสม
✦ แจ้งข้อมูลในเวลาที่ต้องการและเหมาะสม
✦ แจ้งเรื่องที่มีผลกระทบอย่างกระตือรือร้น ไม่ปล่อยให้เวลาผ่านไปจนยากที่จะแก้ไข
2. ความถูกต้องและชัดเจน
✦ แจ้งเรื่องต่อผู้เกี่ยวข้องอย่างครบถ้วน
✦ เลือกวิธีการที่เหมาะสม หากเป็นเรื่องเร่งด่วนควรติดต่อด้วยโทรศัพท์ไม่ควรส่งอีเมล เป็นต้น

Source : HR-ODTHAI

3. Soudan (相談) — การปรึกษา

Soudan (相談) หมายถึง การขอคำปรึกษาก่อนตัดสินใจ โดยเฉพาะในเรื่องสำคัญ หรือเรื่องที่อาจมีผลกระทบต่อผู้อื่นหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง การปรึกษาหารือพูดคุยกันเราต้องมาพร้อมกับการเตรียมนำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาไว้ด้วย เพื่อหาวิธีการแก้ไขในเรื่องนั้น ๆ โดยในวัฒนธรรมการทำงานแบบญี่ปุ่น การ “ปรึกษา” ไม่ได้แปลว่าไม่เก่งหรือขาดความมั่นใจ แต่ถือว่าเป็นการแสดงความรับผิดชอบ และให้เกียรติผู้บังคับบัญชา

หลักสำคัญของการปรึกษา 
1. ความกระตือรือร้น
✦ ให้ถามทันที กรณีที่อยู่ในสถานการณ์ที่ไม่ไดี เกิดปัญหาหรือต้องการระดมสมอง
✦ เตรียมเรื่องที่ต้องการปรึกษาให้ชัดเจน ว่าเราจะปรึกษาเรื่องอะไรพร้อมมีแนวทางการดำเนินการแก้ไขด้วย
2. ความอ่อนน้อมถ่อมตน
✦ แสดงความรู้สึกขอบคุณ เมื่อได้รับคำปรึกษาจากหัวหน้า
✦ แจ้งผลลัพธ์ทันที เมื่อปัญหาต่างๆได้รับการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว

ตัวอย่างการทำ Soudan เช่น
• ขอคำแนะนำก่อนเลือกแนวทางแก้ปัญหา
• ปรึกษาก่อนตัดสินใจเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงาน
• ขอความคิดเห็นก่อนนำเสนอไอเดียต่อผู้บริหาร

Source : HR-ODTHAI

ตัวอย่างสถานการณ์และการสื่อสารแบบ HoRenSo

➀ สถานการณ์: เมื่อคุณได้รับมอบหมายให้จัดทำรายงานยอดขาย และพบว่าข้อมูลจากอีกแผนกล่าช้า ทำให้งานอาจไม่เสร็จตามกำหนด
ตัวอย่างการใช้ HoRenSo
Ho (Report) “ตอนนี้ยังไม่ได้รับข้อมูลยอดขายจากแผนกโลจิสติกส์ ทำให้รายงานยังไม่เสร็จครับ”
Ren (Inform) “ผมได้ติดต่อแผนกโลจิสติกส์แล้ว ทางแผนกแจ้งว่าจะส่งข้อมูลให้ภายในเย็นนี้ครับ”
So (Consult) “หากข้อมูลยังไม่มา รบกวนขอคำแนะนำว่าควรส่งรายงานบางส่วนไปก่อน หรือเลื่อนกำหนดส่งดีไหมครับ”
จุดสำคัญ: ไม่เงียบ ไม่รอให้ถึงเดดไลน์แล้วค่อยมาบอกหัวหน้า

➁ สถานการณ์: คุณพบว่าข้อมูลในไฟล์สเปรดชีตมีตัวเลขผิด และรายงานนั้นกำลังจะถูกส่งให้ลูกค้า
ตัวอย่างการใช้ HoRenSo
Ho (Report) “ผมตรวจพบว่าตัวเลขยอดไตรมาสที่ 2 ผิดพลาดจากไฟล์ต้นฉบับครับ”
Ren (Inform) “ตอนนี้ผมได้แก้ไขไฟล์เรียบร้อยแล้ว และส่งเวอร์ชันใหม่ให้ทีมงานทุกคนครับ”
So (Consult) “กรณีนี้ควรแจ้งลูกค้าเพิ่มเติมด้วยไหมครับ ว่ามีการอัปเดตตัวเลข?”
จุดสำคัญ: รายงานความผิดพลาดทันที โดยไม่ปกปิด

หวังว่าบทความนี้ จะเป็นประโยชน์กับทุกท่านค่ะ อยากให้นำไปปรับใช้ในการทำงานและการสื่อสารกับคนญี่ปุ่นกันเยอะ ๆ นะคะ

 

Source : HR-ODTHAI, BusinessPlus

บริษัทจัดหางาน เพอร์ซันแนล คอนซัลแตนท์ฯ เราเป็นบริษัทจัดหางานญี่ปุ่นในกรุงเทพ  ให้บริการจัดหางานและสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถทั้งชาวไทยและญี่ปุ่นมาเป็นเวลากว่า 30 ปี ท่านที่สนใจหางาน อยากทำงานบริษัทญี่ปุ่น ไทยและต่างชาติ  ลงทะเบียนสมัครงานกับเพอร์ซันแนลฯ   ฟรี!! ไม่มีค่าใช้จ่าย
ต้องการฝากประวัติ https://www.personnelconsultant.co.th/jobseeker/register_jobseeker/
สอบถามโทร 02-2608454 หรือส่งเรซูเม่ (ภาษาอังกฤษ) jobs@personnelconsultant.co.th

Contact & Follow Us