2025.04.30การทำงาน • ทำงานบริษัทญี่ปุ่น

ทำงานกับคนญี่ปุ่นให้ราบรื่น ด้วยการเข้าใจวิธีสื่อสารแบบญี่ปุ่น

หนึ่งในวัฒนธรรมการทำงานของญี่ปุ่นที่ต่างจากหลายประเทศอย่างชัดเจน คือ “วิธีการสื่อสาร” โดยเฉพาะการอธิบาย รายงาน และเสนอความคิดเห็น ซึ่งแม้จะดูเหมือนเป็นเรื่องพื้นฐาน แต่หากเข้าใจและทำได้ถูกต้อง จะช่วยให้การทำงานร่วมกับคนญี่ปุ่นราบรื่นและน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถนำมาปรับใช้ได้กับทุกองค์กรทั้งบริษัทไทยและต่างชาติได้เช่นกัน

1.รายงานแบบญี่ปุ่น (報・連・相 – Hou-Ren-Sou) Hou-Ren-Sou (報・連・相) คือหลักการทำงานและการสื่อสารที่คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญ HouRenSou ประกอบด้วย

※ 報告 (Houkoku): การรายงาน (Report)
※ 連絡 (Renraku): การแจ้งให้ทราบ (Inform)
※ 相談 (Soudan): การปรึกษาหารือ (Consult)

วัฒนธรรมการทำงานญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับการ แจ้งข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ การสื่อสารที่ดีจึงต้องไม่ปล่อยให้หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือแม้แต่ลูกค้า “เดา” ว่าสถานการณ์เป็นอย่างไร แต่ควรอธิบายอย่างชัดเจนและตรงประเด็น โดยต้องคอยอัปเดตความคืบหน้า แจ้งปัญหา และขอคำแนะนำเมื่อต้องตัดสินใจเรื่องสำคัญ เช่น

※ มีปัญหาเกิดขึ้น = รายงานทันที
※ สถานการณ์เปลี่ยน = แจ้งให้ทราบ
※ยังตัดสินใจไม่ได้ = ขอคำปรึกษา

2.เรียงลำดับแบบญี่ปุ่น เริ่มจากข้อสรุปสู่รายละเอียด การเรียงลำดับแบบญี่ปุ่น คือการเริ่มจาก “ข้อสรุป” หรือ “ประเด็นสำคัญที่สุด” ก่อน แล้วค่อยอธิบาย “เหตุผล” หรือ “รายละเอียดประกอบ” ตามมา สไตล์นี้นิยมมากในวัฒนธรรมญี่ปุ่น โดยเฉพาะในการนำเสนอ รายงาน หรือเขียนอีเมลธุรกิจ เพราะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจสาระสำคัญได้ทันที แล้วค่อยตัดสินใจว่าควรอ่านต่อหรือไม่ แม้คนญี่ปุ่นจะใส่ใจในรายละเอียด แต่การอธิบายมักเริ่มจากข้อสรุป (結論 / Ketsuron) ก่อนเสมอ แล้วค่อยไล่รายละเอียดประกอบ

ตัวอย่าง – อีเมลแจ้งหัวหน้า
➀ สไตล์ญี่ปุ่น : หัวหน้า วันนี้ขอลางาน 1 วันครับ เนื่องจากมีอาการไข้และไปพบแพทย์แล้ว แพทย์แนะนำให้พักผ่อน ผมจะส่งตารางงานที่ทำค้างไว้ให้เพื่อนร่วมทีม และจะกลับมาทำงานพรุ่งนี้ครับ
➁ สไตล์ไทย : เมื่อเช้านี้ผมเริ่มมีอาการไข้ ปวดหัวและอ่อนเพลีย จึงไปพบแพทย์ที่คลินิก แพทย์ให้ยามาทานและแนะนำให้พักผ่อน ดังนั้นวันนี้ผมขอลางาน 1 วัน

ตัวอย่าง – รายงานผลการดำเนินงาน
➀ สไตล์ญี่ปุ่น : โครงการ ABC สามารถดำเนินงานตามแผนได้ 100% ภายในระยะเวลา 3 เดือน เหตุผลที่สามารถทำได้ตามเป้า เนื่องจากการวางแผนล่วงหน้า และการประสานงานระหว่างทีมอย่างมีประสิทธิภาพ ปัญหาที่พบระหว่างทางมีเพียงเล็กน้อย และได้รับการแก้ไขทันที
➁ สไตล์ไทยหรือทั่วไป : ตลอด 3 เดือนที่ผ่านมา โครงการ ABC มีการดำเนินงานที่ราบรื่น แม้ว่าจะมีปัญหาเล็กน้อยระหว่างทาง ทีมงานมีการประชุมวางแผนและติดตามอย่างต่อเนื่อง ผลลัพธ์คือโครงการสามารถดำเนินงานได้ตามแผน 100% ครับ

การใช้ “ข้อสรุปก่อน” ช่วยให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านเข้าใจจุดประสงค์ทันที เป็นมารยาทและประสิทธิภาพในการสื่อสารที่คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญมากครับ ถ้าคุณต้องทำงานกับคนญี่ปุ่น หรือในบริษัทญี่ปุ่น การฝึกพูดและเขียนแบบนี้จะช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพและได้รับความเชื่อถือมากขึ้น

3.ใช้คำสุภาพและถ้อยคำแบบอ้อม ๆ การอธิบายแบบคนญี่ปุ่นมักมีความนอบน้อม หลีกเลี่ยงคำพูดตรงเกินไป โดยเลือกใช้ถ้อยคำสุภาพและอ้อมๆ เพื่อไม่ให้ผู้ฟังรู้สึกกดดันหรือเสียหน้า การรายงานหรือสรุปเนื้อหาแบบคนญี่ปุ่น มักจะใช้ ถ้อยคำสุภาพ (Keigo) และนิยมใช้สำนวนที่ อ้อมๆ นุ่มนวล ไม่ตรงเกินไป เพื่อรักษาน้ำใจผู้ฟังหรือผู้อ่าน โดยเฉพาะในกรณีที่ต้องพูดถึงปัญหา ข้อเสนอแนะ หรือการปฏิเสธ อีกทั้งการพูดแบบนี้ช่วยให้การเจรจาเป็นไปอย่างราบรื่นและรักษาความสัมพันธ์ไว้ได้ดี ขอยกตัวอย่างที่คนญี่ปุ่นมักจะใช้คำพูด เช่น

– แทนที่จะพูดว่า “ยังไม่แน่ใจครับ” → จะใช้ว่า “ขออนุญาตกลับไปตรวจสอบเพิ่มเติมก่อนครับ”
– แทนที่จะพูดว่า “มันผิด” → จะใช้ว่า “อาจจะมีจุดที่ต้องปรับปรุงครับ” หรือ “อาจมีจุดที่ต้องพิจารณาเพิ่มเติม”
– แทนที่จะพูดว่า “ไม่สามารถทำได้” → จะใช้ว่า “ขอเวลาเพิ่มเติมในการพิจารณา”

4.ใส่ใจบริบทและความรู้สึกของผู้ฟัง การรายงานแบบคนญี่ปุ่นไม่ได้เน้นแค่ข้อมูลถูกต้อง แต่ยังใส่ใจว่า ผู้ฟังจะรู้สึกอย่างไร เช่น ก่อนจะพูดถึงปัญหา ก็มักเริ่มต้นด้วยการขอบคุณหรือพูดในเชิงบวกเล็กน้อย เพื่อสร้างบรรยากาศให้เหมาะสม ดังนั้น การอ่านบรรยากาศ เป็นทักษะที่คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญ การสื่อสารของคนญี่ปุ่นไม่ได้อยู่แค่ในคำพูด แต่รวมถึง น้ำเสียง สีหน้า ท่าทาง และบริบทโดยรอบ พวกเขาใส่ใจว่าผู้ฟังจะรู้สึกอย่างไร และจะพยายามปรับวิธีพูดให้เหมาะสมกับสถานการณ์ เช่น หลีกเลี่ยงการพูดในที่ประชุมถ้ารู้ว่าอาจทำให้ใครอึดอัด

5.ใช้เอกสารและภาพประกอบเพื่อสนับสนุนคำพูด ในการประชุมหรือนำเสนองาน คนญี่ปุ่นมัก เตรียม資料 (Shiryo) หรือ handout อย่างละเอียด เพื่อประกอบการพูด เพื่อสนับสนุนการรายงานและอธิบาย เพราะทำให้ข้อมูลเข้าใจง่ายและน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น โดยมักมีการเตรียมการล่วงหน้า และจัดเรียงข้อมูลอย่างมีระบบ เช่น โครงสร้างประกอบด้วย หัวข้อหลัก → วัตถุประสงค์ → เนื้อหา → สรุป หรือ มีการใช้แผนภูมิ / ตารางประกอบในรายงาน เป็นต้น เพราะคนญี่ปุ่นเชื่อว่า การสื่อสารที่ดีต้องมีข้อมูลสนับสนุน ไม่ใช่แค่คำพูด

ทั้งหมดนี้คือวิธีการอธิบายและรายงานแบบคนญี่ปุ่น ซึ่งจะเห็นว่าเป็นการสื่อสารที่มีแบบแผน ชัดเจน มีเหตุมีผล แสดงความใส่ใจต่อทั้งเนื้อหาและความรู้สึกของผู้ฟัง ใครที่กำลังจะทำงานห ร่วมงานกับชาวญี่ปุ่น หรือบริษัทต่างชาติ ก็สามารถนำเทคนิคสื่อสารแบบญี่ปุ่นนี้นำมาปรับใช้ในการทำงานหรือการสื่อสารในที่ทำงาน ก็จะสามารถสร้างความน่าเชื่อถือและทำงานได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

บริษัทจัดหางาน เพอร์ซันแนล คอนซัลแตนท์ฯ เราเป็นบริษัทจัดหางานญี่ปุ่นในกรุงเทพ ให้บริการจัดหางานและสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถทั้งชาวไทยและญี่ปุ่นมาเป็นเวลากว่า 30 ปี ท่านที่สนใจหางาน อยากทำงานบริษัทญี่ปุ่น ไทยและต่างชาติ ลงทะเบียนสมัครงานกับเพอร์ซันแนลฯ ฟรี!! ไม่มีค่าใช้จ่าย
ต้องการฝากประวัติ https://www.personnelconsultant.co.th/jobseeker/register_jobseeker/
สอบถามโทร 02-2608454 หรือส่งเรซูเม่ (ภาษาอังกฤษ) jobs@personnelconsultant.co.th