ทำงานกับบริษัทญี่ปุ่นให้ราบรื่น : วัฒนธรรม อีเมล และมารยาทการทำงาน
ทำงานกับบริษัทญี่ปุ่นให้ราบรื่น : วัฒนธรรม อีเมล และมารยาทการทำงาน
การทำงานกับบริษัทญี่ปุ่นในประเทศไทยเป็นประสบการณ์ที่ท้าทายและน่าสนใจ เพราะนอกจากจะได้เรียนรู้ทักษะการทำงานที่เป็นระบบแล้ว ยังต้องปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมการทำงานบริษัทญี่ปุ่นที่มีความเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัว ความเข้าใจใน Culture Gap รวมถึงการสื่อสาร การเขียนอีเมล และมารยาทในที่ทำงาน จึงเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้การทำงานราบรื่น
1. Culture Gap ไทย–ญี่ปุ่น: เข้าใจความต่าง ลดความเข้าใจผิด แม้ว่าทั้งไทยและญี่ปุ่นจะเป็นประเทศในเอเชีย แต่รูปแบบการทำงานและทัศนคติกลับต่างกันอยู่ไม่น้อย
• เรื่องเวลา ญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับการตรงต่อเวลาอย่างมาก มาสายแม้เพียง 1–2 นาทีก็อาจถูกมองว่าไม่ให้เกียรติ ในขณะที่คนไทยอาจมีความยืดหยุ่นเรื่องเวลา ดังนั้น หากต้องทำงานหรือทำธรกิจกับคนญี่ปุ่น ต้องรปรับตัวให้มาตรงหรือมาก่อนเวลานัดอย่างน้อย 5–10 นาทีจึงเป็นสิ่งสำคัญ
• การตัดสินใจ วัฒนธรรมญี่ปุ่นมักใช้การตัดสินใจแบบ Consensus หรือการปรึกษากันทุกฝ่ายจนกว่าจะตกลง จึงทำให้บางครั้งรู้สึกว่าการทำงานช้า ซึ่งแตกต่างจากวัฒนธรรมไทยอาจมีการตัดสินใจเร็วขึ้นหากหัวหน้าสั่ง ทำให้บางครั้งคนไทยรู้สึกว่าญี่ปุ่น “ช้า” และญี่ปุ่นรู้สึกว่าคนไทย “เร่งเกินไป”
• การให้ Feedback คนญี่ปุ่นจะให้ความสำคัญกับการให้ฟีคแบคมากแต่ให้ Feedback แบบอ้อม ไม่วิจารณ์ตรง ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้ผู้ฟังเสียหน้า แต่สำหรับคนไทยบางครั้งต้องการคำตอบชัดเจน จึงอาจตีความผิดว่าญี่ปุ่นไม่กล้าแสดงความคิดเห็น
2. Tips การสื่อสารให้เข้าใจและสร้างความน่าเชื่อถือ
• การพูดคุยในที่ทำงาน ควรใช้คำพูด และพูดอย่างสุภาพ ใช้ถ้อยคำที่ชัดเจนและไม่คลุมเครือ หลีกเลี่ยงการใช้คำว่า “น่าจะ”, “เดี๋ยวค่อยดู” เพราะอาจทำให้คู่สนทนารับรู้ว่าไม่มั่นใจและไม่สื่อความหมายชัดเจน
• การประชุมกับคนญี่ปุ่น อย่างที่เราก็ทราบกันดีว่าคนญี่ปุ่นหรือในบริษัทญี่ปุ่นจะมีการประชุมกันบ่อยมากๆ ดังนั้น สิ่งสำคัญในการเข้าประชุมกับคนญี่ปุ่นคือ การเตรียมข้อมูลล่วงหน้า เอกสารการประชุมหรือส่งเอกสารประกอบการประชุมก่อนวันจริง ในระหว่างการประชุมหากมีการให้แสดงความคิดเห็นต้องไม่เงียบเพราะนั่นอาจจะถูกมองว่าไม่สนใจหรือใส่ใจการประชุมก็เป็นได้ สุดท้ายสรุปประเด็นสำคัญท้ายการประชุม และยืนยันสิ่งที่ต้องทำต่อ (Action Items)
• เทคนิคสื่อสารเพื่อลดความเข้าใจผิด ใช้การยืนยันซ้ำ เช่น “ขอยืนยันอีกครั้งว่า…” หรือ หากไม่เข้าใจ ควรถามซ้ำทันที ไม่ควรเดาไปเอง
3. การเขียนอีเมลแบบมืออาชีพสไตล์ญี่ปุ่น อีเมลเป็นช่องทางหลักที่ใช้ในการสื่อสารในบริษัทญี่ปุ่น จึงต้องเขียนอย่างเป็นระบบและสุภาพ
โครงสร้างอีเมลที่แนะนำ
• หัวเรื่อง (Subject) – กระชับและตรงประเด็นในสิ่งที่ต้องการสื่อ เช่น “ขออนุมัติ…”, “แจ้งผลการประชุมวันที่…”
• คำทักทาย (Greeting) – เช่น “เรียน คุณ… / สวัสดีครับ/ค่ะ”
• เกริ่นนำและเหตุผล – บอกที่มาของอีเมลสั้น ๆ
• เนื้อหา – ใช้ภาษากระชับอาจจะแบ่งเรื่องเป็นข้อ ๆ
• สรุปและขอบคุณ – เช่น “ขอความกรุณาด้วยครับ/ค่ะ”
• ลงชื่อและข้อมูลติดต่อ
ตัวอย่างคำสุภาพที่ใช้บ่อย
“รบกวนขอความอนุเคราะห์…” “ขอความกรุณาพิจารณา…” “ขอบพระคุณเป็นอย่างสูง”
สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง
• การใช้สัญลักษณ์หรืออีโมจิมากเกินไป
• การเขียนยาวเกินจำเป็นจนทำให้ผู้อ่านเสียเวลา
4. สิ่งที่ควรทำในที่ทำงานกับชาวญี่ปุ่น
- • แต่งกายสุภาพและเรียบร้อย โดยส่วนมากบริษัทญี่ปุ่นจะมียูนิฟอร์ม แต่ถ้าไม่มีแม้จะเป็น Casual ก็ควรหลีกเลี่ยงเสื้อผ้าที่ดูไม่เหมาะสม
• เตรียมพร้อมและทำการบ้าน ก่อนทุกการประชุมหรือการนำเสนอทุกครั้ง
• ตรงต่อเวลา ทั้งการเข้าทำงาน การส่งงาน และการเข้าประชุม
• จดบันทึก เพื่อป้องกันการลืมรายละเอียดและเป็นหลักฐานยืนยัน
• ให้ความสำคัญกับความละเอียด งานเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็ต้องตรวจสอบให้เรียบร้อยก่อนส่ง
5. สิ่งที่ไม่ควรทำ
- • ไม่ควรมาสายหรือเลทกำหนดส่งงาน เพราะจะกระทบความเชื่อมั่น
• ไม่ควรพูดข้ามหัว ควรสื่อสารผ่านลำดับชั้นตามโครงสร้างองค์กร
• ไม่ควรแสดงอารมณ์ในที่ทำงาน เช่น โมโหหรือประชดประชัน
• ไม่ควรเดางาน หากไม่แน่ใจควรถามทันที
การทำงานกับบริษัทญี่ปุ่นอาจดูละเอียดและมีขั้นตอนมาก แต่ถ้าปรับตัวได้ก็จะพบว่าระบบการทำงานเหล่านี้ช่วยให้เกิดความแม่นยำและลดความผิดพลาด การเข้าใจ Culture Gap, การสื่อสารอย่างมืออาชีพ และการรักษามารยาทในที่ทำงาน จะทำให้การทำงานราบรื่นและสร้างความไว้วางใจจากเพื่อนร่วมงานและผู้บริหารญี่ปุ่นได้ในระยะยาว
บริษัทจัดหางาน เพอร์ซันแนล คอนซัลแตนท์ฯ เราเป็นบริษัทจัดหางานญี่ปุ่นในกรุงเทพ ให้บริการจัดหางานและสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถทั้งชาวไทยและญี่ปุ่นมาเป็นเวลากว่า 30 ปี ท่านที่สนใจหางาน อยากทำงานบริษัทญี่ปุ่น ไทยและต่างชาติ ลงทะเบียนสมัครงานกับเพอร์ซันแนลฯ ฟรี!! ไม่มีค่าใช้จ่าย
ต้องการฝากประวัติ Click
สอบถามโทร 02-2608454 หรือส่งเรซูเม่ (ภาษาอังกฤษ) jobs@personnelconsultant.co.th
Contact & Follow Us
