มารยาทการทำงานในบริษัทญี่ปุ่น Business Manner ที่ First Jobber ต้องรู้

การทำงานในบริษัทญี่ปุ่นเป็นหนึ่งในเส้นทางอาชีพที่คนไทยจำนวนไม่น้อยให้ความสนใจ ด้วยภาพลักษณ์ขององค์กรที่มีระบบ ระเบียบ วินัย และความมั่นคงสูง บริษัทญี่ปุ่นมักถูกมองว่าเป็นสถานที่ทำงานที่มีมาตรฐานชัดเจน มีขั้นตอนการทำงานที่เป็นระบบ และให้ความสำคัญกับความรับผิดชอบในระยะยาว อย่างไรก็ตาม เบื้องหลังความเป็นระบบเหล่านั้น วัฒนธรรมการทำงานของญี่ปุ่นยังเต็มไปด้วยรายละเอียดปลีกย่อยที่แตกต่างจากบริษัทไทยอย่างชัดเจน โดยเฉพาะเรื่อง “มารยาทในการทำงาน” หรือ Business Manner ซึ่งคนญี่ปุ่นให้ความสำคัญอย่างมาก และในหลายกรณีถูกใช้เป็นตัวชี้วัดความเป็นมืออาชีพ มากกว่าความสามารถเฉพาะตัวเพียงอย่างเดียว

สำหรับ First Jobber คนไทยที่เพิ่งเริ่มต้นเส้นทางการทำงานในบริษัทญี่ปุ่น การเข้าใจบริบททางวัฒนธรรมเหล่านี้ตั้งแต่ต้น จะช่วยลดความผิดพลาดที่ไม่จำเป็น และสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในสายตาองค์กรได้อย่างรวดเร็ว

1. เวลา: พื้นฐานของความน่าเชื่อถือ

ในวัฒนธรรมการทำงานของญี่ปุ่น เรื่องของเวลาเป็นพื้นฐานที่สำคัญที่สุด เวลาไม่ได้เป็นเพียงตัวเลขบนหน้าปัดนาฬิกา แต่เป็นภาพสะท้อนของความรับผิดชอบ วินัย และทัศนคติในการทำงาน
การมาถึงก่อนเวลาเล็กน้อย เช่น ก่อนเริ่มงานประมาณ 5–10 นาที เพื่อเตรียมตัว เปิดคอมพิวเตอร์ จัดโต๊ะ และทบทวนงานของวันนั้น ถือเป็นเรื่องปกติในบริษัทญี่ปุ่น ในขณะที่การมาถึง “ตรงเวลาเป๊ะ” อาจถูกมองว่ายังไม่พร้อมเริ่มงานทันที และหากมาสายแม้เพียงไม่กี่นาทีโดยไม่มีการแจ้งล่วงหน้า อาจกระทบต่อความน่าเชื่อถือในระยะยาว
ในกรณีที่เกิดเหตุสุดวิสัย เช่น รถไฟล่าช้า หรือเหตุฉุกเฉิน การแจ้งหัวหน้าหรือทีมงานทันทีถือเป็นสิ่งจำเป็น การสื่อสารล่วงหน้าแสดงถึงความรับผิดชอบ แม้สถานการณ์จะอยู่นอกเหนือการควบคุมก็ตาม นอกจากเวลาเข้างานแล้ว เวลาในการประชุมก็เป็นอีกเรื่องที่สำคัญ พนักงานมักจะเข้าห้องประชุมก่อนเวลาเล็กน้อย เตรียมเอกสาร เปิดสไลด์ หรือทบทวนประเด็นที่จะพูด การมาถึงช้ากว่าคนอื่นในที่ประชุมอาจถูกมองว่าไม่ให้ความสำคัญกับทีม

2. การทักทาย: จุดเริ่มต้นของความสัมพันธ์ในองค์กร

การทักทายในบริษัทญี่ปุ่นไม่ใช่เพียงพิธีการ แต่เป็นพื้นฐานของการสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี ไม่ว่าจะเป็นพนักงานใหม่หรือผู้บริหารระดับสูง ทุกคนล้วนกล่าวทักทายกันอย่างสม่ำเสมอ
คำพูดที่ใช้บ่อยในออฟฟิศ เช่น
* おはようございます (สวัสดีตอนเช้า)
* お疲れ様です (ขอบคุณสำหรับความเหน็ดเหนื่อย)
* 失礼します (ขออนุญาต)
คำเหล่านี้ถูกใช้ในชีวิตประจำวันของที่ทำงาน พร้อมกับการโค้งเล็กน้อยและน้ำเสียงสุภาพ แม้จะเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่สะท้อนถึงความเคารพและการยอมรับซึ่งกันและกัน สำหรับ First Jobber คนไทย การทักทายให้ชัดเจน เสียงดังพอเหมาะ และสม่ำเสมอ จะช่วยสร้างความประทับใจแรกที่ดี การเงียบหรือไม่กล่าวทักทาย อาจถูกตีความว่าไม่เปิดใจหรือไม่ให้ความสำคัญกับเพื่อนร่วมงาน แม้เจ้าตัวจะไม่ได้ตั้งใจเช่นนั้นก็ตาม

3. ลำดับอาวุโสและการใช้ภาษา (敬語)

อีกหนึ่งความแตกต่างสำคัญระหว่างบริษัทญี่ปุ่นกับบริษัทไทย คือเรื่องลำดับอาวุโส ซึ่งสะท้อนผ่านการสื่อสารและการใช้ภาษาอย่างชัดเจน บริษัทญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับตำแหน่ง หน้าที่ และประสบการณ์การทำงาน การใช้ภาษาสุภาพ (敬語 (Keigo) กับหัวหน้า ลูกค้า และผู้ที่มีอาวุโสกว่า ถือเป็นมารยาทพื้นฐาน
การเลือกใช้คำพูดที่เหมาะสม เช่น การใช้รูปถ่อมตัวเมื่อต้องพูดถึงตนเอง และการยกย่องเมื่อกล่าวถึงผู้อื่น เป็นสิ่งที่ต้องเรียนรู้และฝึกฝน แม้ในช่วงแรกอาจรู้สึกยากหรือกังวล แต่ความพยายามในการใช้ภาษาอย่างสุภาพ แสดงถึงความตั้งใจและความเคารพ
แนวคิด 報連相 (Ho-Ren-So): หัวใจของการทำงานเป็นทีม คำว่า 報連相 (Ho-Ren-So) ย่อมาจาก
* 報告 (Houkoku) การรายงาน
* 連絡 (Renraku) การติดต่อแจ้งข้อมูล
* 相談 (Soudan) การปรึกษา

แนวคิดนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานในบริษัทญี่ปุ่น โดยเฉพาะสำหรับพนักงานใหม่ องค์กรคาดหวังให้มีการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง มากกว่าการทำงานเงียบ ๆ คนเดียวจนเสร็จ
First Jobber คนไทยบางคนอาจรู้สึกเกรงใจ หรือกลัวว่าการถามบ่อยจะดูไม่เก่ง แต่ในมุมมองของบริษัทญี่ปุ่น การไม่รายงานหรือไม่ปรึกษาเมื่อเกิดปัญหา ถือเป็นความเสี่ยงที่ใหญ่กว่า เพราะอาจส่งผลกระทบต่อทีมโดยรวม การรายงานความคืบหน้าเป็นระยะ แม้ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ จะช่วยให้หัวหน้าสามารถให้คำแนะนำได้ทันเวลา และลดความผิดพลาดในระยะยาว

4. การประชุมและการเตรียมตัว

วัฒนธรรมการประชุมในบริษัทญี่ปุ่นมักมีการเตรียมตัวล่วงหน้าอย่างชัดเจน ผู้เข้าร่วมประชุมควรอ่านเอกสาร เตรียมคำถาม หรือทบทวนประเด็นที่เกี่ยวข้องก่อนเข้าร่วม การแสดงความคิดเห็นมักอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลและเหตุผล ไม่ใช่อารมณ์ส่วนตัว และการขัดจังหวะผู้อื่นถือว่าไม่เหมาะสม นอกจากนี้ ยังมีแนวคิด “ 根回し Nemawashi” ซึ่งหมายถึงการพูดคุยและปรึกษาผู้ที่เกี่ยวข้องล่วงหน้าก่อนตัดสินใจเรื่องสำคัญ เพื่อลดความขัดแย้งในที่ประชุมใหญ่

5. การแต่งกายและภาพลักษณ์

ภาพลักษณ์ภายนอกในบริษัทญี่ปุ่นสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพ การแต่งกายสุภาพ เรียบร้อย และเหมาะสมกับสถานการณ์ถือเป็นเรื่องพื้นฐาน แม้บางองค์กรจะมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในยุคปัจจุบัน แต่ความเรียบร้อยยังคงเป็นมาตรฐานสำคัญ สำหรับพนักงานใหม่ การแต่งกายที่เรียบง่าย โทนสีสุภาพ และไม่โดดเด่นจนเกินไป จะช่วยสร้างความมั่นใจและความน่าเชื่อถือ

6. ความรับผิดชอบและการขอโทษ

ในวัฒนธรรมญี่ปุ่น การยอมรับความผิดพลาดและการกล่าวขอโทษอย่างจริงใจ ถือเป็นสิ่งที่ได้รับความเคารพ การโทษผู้อื่นหรือแก้ตัวมากเกินไปอาจทำให้เสียความเชื่อถือ เมื่อเกิดข้อผิดพลาด สิ่งสำคัญคือ
• ยอมรับอย่างตรงไปตรงมา
• อธิบายสาเหตุอย่างสั้นและชัดเจน
• เสนอแนวทางแก้ไข
ทัศนคติเช่นนี้แสดงถึงความรับผิดชอบและความเป็นมืออาชีพ

7. วัฒนธรรม “ทีมมาก่อนตัวบุคคล”

วัฒนธรรมการทำงานของญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับ “ทีม” มากกว่าความสามารถเฉพาะตัว ความสำเร็จขององค์กรเกิดจากความร่วมมือของทุกคน การช่วยเหลือกัน แบ่งปันข้อมูล และเคารพบทบาทของแต่ละคน คือพื้นฐานสำคัญ  สำหรับ First Jobber คนไทย การแสดงออกว่าพร้อมเรียนรู้ รับฟังคำแนะนำ และช่วยเหลือผู้อื่น จะสร้างภาพลักษณ์ที่ดีกว่าการพยายามพิสูจน์ความเก่งเพียงลำพัง

บทสรุป

มารยาทการทำงานในบริษัทญี่ปุ่นอาจดูเข้มงวดในสายตาคนไทย แต่แท้จริงแล้วคือระบบที่ช่วยให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นและลดความขัดแย้ง การตรงต่อเวลา การทักทาย การใช้ภาษาสุภาพ การรายงานสม่ำเสมอ และการให้ความสำคัญกับทีม ล้วนเป็นองค์ประกอบที่สะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพในแบบญี่ปุ่น

สำหรับ First Jobber หากเข้าใจและปรับตัวได้ตั้งแต่ต้น ไม่เพียงช่วยให้ทำงานได้ดีขึ้น แต่ยังเป็นโอกาสสำคัญในการพัฒนาทั้งด้านอาชีพ วินัย และทัศนคติการทำงานในระดับสากล ซึ่งสามารถนำไปปรับใช้ได้ในทุกองค์กรทั่วโลก

ข้อมูลอ้างอิง : careervisathailand, businessplus, compaxworld

About Us

Personnel Consultant Manpower (Thailand) Co., Ltd. ให้บริการด้านการจัดหางานและสรรหาบุคลากร ทั้งชาวไทยและชาวญี่ปุ่น มากว่า 30 ปี
ผู้สมัครสามารถลงทะเบียนฝากประวัติได้ที่ https://www.personnelconsultant.co.th/jobseeker/register_jobseeker/
หรือส่งเรซูเม่ (ภาษาอังกฤษ) ทางอีเมล jobs@personnelconsultant.co.th

🔸เพอร์ซันแนลฯ ดูแลทั้งคนหางานและองค์กรที่หาคน | สอบถามเพิ่มเติม
📧 Email: jobs@personnelconsultant.co.th
📞 Phone: 02-2608454

Contact & Follow Us