การทำงานในบริษัทญี่ปุ่น

ปัจจุบันมีคนไทยจำนวนไม่น้อยที่ทำงานเป็นพนักงานประจำในบริษัทญี่ปุ่น หรือมีโอกาสติดต่อธุรกิจกับชาวญี่ปุ่นอยู่บ่อยครั้ง ดังนั้น การเรียนรู้และทำความเข้าใจมารยาทในการทำงานกับคนญี่ปุ่นจึงเป็นสิ่งที่ควรรู้ไว้ และหากสามารถนำไปปรับใช้ได้จริง ก็จะเป็นประโยชน์ต่อการทำงานและช่วยสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานชาวญี่ปุ่นได้ไม่น้อยเลยค่ะ

1. การตรงต่อเวลา

การตรงต่อเวลาเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกที่ควรคำนึงถึง ไม่ว่าจะเป็นการไปทำงาน พบลูกค้า ประชุม หรือนัดหมายต่าง ๆ ในกรณีการไปทำงาน ควรไปถึงก่อนเวลาเข้างานประมาณ 5-10 นาที เพื่อเตรียมตัวและปรับตัวให้พร้อมก่อนเริ่มงาน

หากจำเป็นต้องเข้างานสาย หรือแม้แต่สายเพียง 1 นาที ก็ควรแจ้งผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้าทราบล่วงหน้าผ่านช่องทางที่เหมาะสม เช่น โทรศัพท์หรือไลน์

ในการทำธุรกิจ ความน่าเชื่อถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุด การไปสายจะทำให้ถูกมองว่าบริหารจัดการเวลาไม่ดีและขาดประสิทธิภาพ หากเกิดปัญหาสุดวิสัยด้านการเดินทางและไม่สามารถหลีกเลี่ยงการไปสายได้ ควรรีบ ติดต่อทุกคนที่เกี่ยวข้องกับนัดหมายทันที แจ้งเหตุผลและเวลาที่คาดว่าจะไปถึงอย่างชัดเจน นี่คือแนวทางการสื่อสารแบบญี่ปุ่น ซึ่งแตกต่างจากการบอกแค่เพียง “จะสาย” เท่านั้น

2. การกล่าวทักทาย

สำหรับสังคมการทำงานของคนญี่ปุ่นนั้น “คำทักทาย” ก็เป็นสิ่งที่สำคัญมากเช่นกัน แม้ว่าจะอยู่ในบริษัทเดียวกัน เจอกันอยู่ทุกวัน สนิทสนมกันแค่ไหน เมื่อเจอหน้ากันก็จะต้องทักทายกัน เพราะคนญี่ปุ่นถือว่าการทักทายนั้นเป็นการสื่อสารก้าวแรกที่จะทำให้ฝ่ายตรงข้ามเกิดความประทับใจในตัวเรา  นอกจากนี้บริษัทญี่ปุ่นเมื่อถึงเวลาเลิกงาน ก่อนกลับบ้านทุกครั้งต้องกล่าวลาผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงานด้วย เช่นเดียวกับประเพณีไทยที่ว่า “ไปลา มาไหว้” นั่นเอง

หัวใจสำคัญของการกล่าวทักทายคือ การทักทายด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้ม น้ำเสียงสดใส มีชีวิตชีวา มองหน้าฝ่ายตรงข้ามทุกครั้งที่กล่าวทักทาย และ ต้องทำทุกวันอย่างเสมอต้นเสมอปลาย

3. ระบบอาวุโส รุ่นพี่-รุ่นน้อง

ระบบการทำงานของคนญี่ปุ่นเป็นที่รู้กันดีว่ามีระบบอาวุโส รุ่นน้องที่มีประสบการณ์น้อยกว่าควรให้ความเคารพต่อรุ่นพี่ ในขณะเดียวกันรุ่นพี่ก็จะให้ความช่วยเหลือและคำแนะนำแก่รุ่นน้อง เมื่อเราเข้าไปทำงานในฐานะน้องใหม่ ควรเรียนรู้งานต่าง ๆ โดยอาศัยการสอบถามและเรียนรู้จากรุ่นพี่เป็นหลัก ดังนั้น หากต้องการทำงานในบริษัทญี่ปุ่น การเข้าใจและปรับตัวตามระบบนี้จะช่วยให้การทำงานราบรื่นและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างมาก

4. การทำงานเป็นทีม การทำงานเป็นขั้นตอน

บริษัทญี่ปุ่นเน้นการทำงานเป็นทีม (Team work) และความร่วมมือกันในกลุ่มมากกว่าการฉายเดี่ยว หรือการใช้ความสามารถเฉพาะบุคคล ดังนั้นจะเห็นว่าบริษัทญี่ปุ่นจะมีการประชุมกันบ่อย ๆ และเป็นเวลานาน ๆ เพื่อพูดคุย ปรึกษาหารือถึงปัญหาและหาข้อสรุปร่วมกัน ความสามัคคีสมานฉันท์ในกลุ่มคนทำงานจึงเป็นสิ่งสำคัญ จากการทำงานเป็นทีม ดังนั้น ขั้นตอนต่าง ๆ จะต้องทำตามแบบแผนที่ได้วางไว้ มีประชุมบ่อย ๆ หรือความลำดับขั้นตอนอาจจะทำให้ใช้เวลาเยอะ แต่ก็เพื่อผลงานที่ดีที่สุดตามสไตล์คนญี่ปุ่น

บริษัทญี่ปุ่นจะนิยมไปกินข้าวสังสรรค์กัน หลังเลิกงานโนมิไก (飲み会) โนมินิเคชั่น (飲みニケーション) เป็นการพัฒนาความสัมพันธ์ภายในหน่วยงานและเพื่อสร้างความรู้สึกเป็น อันหนึ่งอันเดียวกัน หากคุณถูกเชิญให้ไปร่วม สังสรรค์ก็ไม่ควรปฏิเสธ เพราะคนญี่ปุ่นไม่ชอบคนที่ทำตัวแตกแยก และทำอะไรที่แตกต่างไปจากกลุ่ม แต่ถ้าเราไม่สะดวกจริง ๆ ก็ปฏิเสธได้ แต่ปัจจุบันธรรมเนียมนี้ก็ถูกลดความสำคัญลงไปเนื่องจากการระบาดของโควิด19  และพนักงานรุ่นใหม่จะให้ความสำคัญกับ Work Life Balance มากกว่าการไปสังสรรค์กับบริษัท

Work Life Balance 7 เคล็ดลับสร้างสมดุลชีวิตและงานให้ลงตัว

5. ความรับผิดชอบ จริงจังในการทำงาน

คนญี่ปุ่นมักมีความตั้งใจและทุ่มเทกับการทำงานมาก สังเกตได้จากการเลิกงานดึก ทำโอที และในเวลางานก็จะนั่งทำงานอย่างเต็มที่ โดยไม่ค่อยพูดคุยกันเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับงาน ซึ่งแตกต่างจากสไตล์คนไทยที่อาจคุยกันได้เกือบทุกเรื่อง นอกจากนี้ คนญี่ปุ่นไม่ค่อยใช้โทรศัพท์ส่วนตัวระหว่างทำงาน ดังนั้นเราควรระมัดระวังในเรื่องนี้ แต่ในปัจจุบัน หลายบริษัทญี่ปุ่นเริ่มผ่อนคลายระบบการทำงาน เช่น ลดเวลาทำโอทีดึก ๆ

ด้วยความทุ่มเทนี้ หลายบริษัทญี่ปุ่นมักให้พนักงานทำงานที่เดียวในระยะยาว ไม่เปลี่ยนงานบ่อย และมุ่งเน้นการพัฒนาและเทรนนิ่งพนักงานในองค์กร เพื่อให้พนักงานสามารถนำความรู้และทักษะมาพัฒนาและเติบโตไปพร้อมกับบริษัท ดังนั้น หากใครสนใจทำงานในบริษัทญี่ปุ่น สิ่งหนึ่งที่ผู้บริหารมักพิจารณาคือเรื่องการเปลี่ยนงานของพนักงาน

6. การทำงานแบบ HoRenSo (โฮเรนโซ)

HoRenSo มาจากคำภาษาญี่ปุ่นว่า
Ho (報告：Houkoku) หมายถึง การรายงานสิ่งที่ได้ทำไป
Ren (連絡:Renraku) หมายถึง การบอกกล่าว ติดต่อสื่อสารอย่างต่อเนื่อง
So (相談:Soudan) หมายถึง การปรึกษาหารือ ในกรณีที่มีข้อสงสัยหรือมีปัญหาเกิดขึ้น

HoRenSo ถือเป็นหลักการและหัวใจการทำงานในบริษัทญี่ปุ่นและการทำงานเป็นทีม โดยจะเน้นการการสื่อสาร รายงาน จะช่วยให้ทีมงานมีการพูดคุยสื่อสารถึงความคืบหน้าและทราบปัญหาต่างๆของการทำงาน ซึ่งจะทำให้มีการแก้ปัญหาได้ทันท่วงที และการปรึกษาพูดคุยกับทีมงานก็เหมือนเป็นการช่วยกันคิด ทำให้เกิดไอเดียใหม่ๆในการพัฒนาการทำงานได้อีกด้วย ขอเพิ่มเรื่อง การยืนยันข้อมูล เวลาทำงานกับคนญี่ปุ่นไม้เพียงแต่รับข้อมูลอย่างเดียวในทางกลับกันต้องมีการยืนยันข้อมูลกลับด้วยว่าสิ่งที่เรารับทราบมามีความเข้าใจตรงกัน ดังนั้น น้องๆหรือท่านที่จะเข้าทำงานในบริษัทญี่ปุ่นให้จำหลักโฮเรนโซไปใช้ในการทำงานด้วยนะคะ

7. การสื่อสารอ้อม ๆ แบบคนญี่ปุ่น

หลาย ๆ ท่านน่าจะเคยได้ยินประโยค A high context culture ハイコンテクスカルチャー ซึ่งหมายถึงการสื่อสารแบบอ้อม ๆ ตามสไตล์คนญี่ปุ่น แน่นอนว่าคนญี่ปุ่นมักไม่พูดอะไรตรง ๆ และมักไม่ตอบว่า “ไม่” แบบตรง ๆ แต่จะมีวิธีปฏิเสธแบบอ้อม ๆ ซึ่งเราต้องพยายามจับใจความและทำความเข้าใจ หากไม่แน่ใจหรือยังไม่เข้าใจ สามารถสอบถามกลับได้โดยไม่ต้องเกรงใจ เพราะการสื่อสารที่ไม่ตรงกันอาจนำไปสู่ปัญหาในการทำงานได้ค่ะ

ญี่ปุ่นขึ้นชื่อว่าเป็นประเทศที่มีระเบียบมากชาติหนึ่ง ทั้งในชีวิตประจำวันและชีวิตการทำงาน สำหรับหลายคนที่ต้องการทำงานในบริษัทญี่ปุ่น อาจจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรแบบญี่ปุ่นและเรียนรู้วิธีการทำงานก่อนที่จะก้าวเข้าสู่ระบบนั้น เพื่อให้สามารถอยู่ร่วมกับเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานชาวญี่ปุ่นได้นาน ๆ โดยไม่รู้สึกกดดันมากเกินไป หากเราเข้าใจวิธีการทำงานของคนญี่ปุ่นได้มากเท่าไร การทำงานในบริษัทญี่ปุ่นก็จะราบรื่นและง่ายขึ้นตามสุภาษิตที่ว่า “รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง” ขอให้ทุกท่านโชคดีนะคะ

บริษัทจัดหางาน เพอร์ซันแนล คอนซัลแตนท์ฯ เราเป็นบริษัทจัดหางานญี่ปุ่นในกรุงเทพ  ให้บริการจัดหางานและสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถทั้งชาวไทยและญี่ปุ่นมาเป็นเวลากว่า 30 ปี ท่านที่สนใจหางาน อยากทำงานบริษัทญี่ปุ่น ไทยและต่างชาติ  ลงทะเบียนสมัครงานกับเพอร์ซันแนลฯ   ฟรี!! ไม่มีค่าใช้จ่าย
ต้องการฝากประวัติ https://www.personnelconsultant.co.th/jobseeker/register_jobseeker/
สอบถามโทร 02-2608454 หรือส่งเรซูเม่ (ภาษาอังกฤษ) jobs@personnelconsultant.co.th

Contact & Follow Us