วางแผนกำลังคนช่วงปลายปี เตรียมความพร้อมด้านบุคลากรสำหรับปีถัดไป

ช่วงปลายปีเป็นช่วงเวลาที่หลายองค์กรเริ่มทบทวนผลการดำเนินงานที่ผ่านมา พร้อมวางแผนธุรกิจและกำหนดเป้าหมายสำหรับปีถัดไป นอกจากเรื่องงบประมาณ ยอดขาย และทิศทางการเติบโตแล้ว อีกหนึ่งเรื่องที่ HR ควรให้ความสำคัญไม่แพ้กันคือการวางแผนกำลังคน (Workforce Planning) เพื่อให้มีบุคลากรที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรในเวลาที่ต้องการ

ในช่วงสิ้นปีต่อเนื่องถึงต้นปี พนักงานบางส่วนอาจเริ่มทบทวนเป้าหมายในการทำงานและพิจารณาโอกาสใหม่ ๆ หลังจากได้รับโบนัสประจำปี ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนสายงาน การมองหาความก้าวหน้าในอาชีพ หรือการเลือกทำงานในองค์กรที่สอดคล้องกับเป้าหมายของตนเองมากขึ้น

การเปลี่ยนงานเป็นเรื่องปกติของตลาดแรงงานและเป็นส่วนหนึ่งของเส้นทางอาชีพ สำหรับองค์กรเอง ช่วงเวลานี้จึงเป็นโอกาสในการทบทวนแผนอัตรากำลัง ประเมินความต้องการบุคลากร และเตรียมแผนรองรับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

ข้อมูลจากกรมการจัดหางาน กระทรวงแรงงาน แสดงให้เห็นว่า ในเดือนธันวาคม 2567 มีผู้ประกันตนขึ้นทะเบียนกรณีว่างงานผ่านระบบของกรมการจัดหางานด้วยสาเหตุจากการลาออกจำนวน 52,285 คน ก่อนเพิ่มขึ้นเป็น 66,506 คนในเดือนมกราคม 2568 และ 70,354 คนในเดือนกุมภาพันธ์ 2568 โดยสาเหตุการลาออกที่พบมาก ได้แก่ ความต้องการเปลี่ยนงานใหม่และการประกอบอาชีพอิสระ

ข้อมูลอ้างอิง : Department of Employment (DOE)

อย่างไรก็ตาม ตัวเลขดังกล่าวเป็นข้อมูลผู้ประกันตนที่ขึ้นทะเบียนกรณีว่างงาน ไม่ใช่จำนวนพนักงานที่ลาออกทั้งหมดในตลาดแรงงาน และไม่สามารถใช้ยืนยันได้ว่าการลาออกเกิดจากการรอรับโบนัสโดยตรง แต่สะท้อนให้เห็นความเคลื่อนไหวของตลาดแรงงานที่ HR สามารถนำมาประกอบการวางแผนได้

ดังนั้น การเริ่มเตรียมความพร้อมตั้งแต่ช่วงปลายปีจึงเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ เพราะช่วยให้องค์กรมีเวลาในการประเมินความต้องการ วางแผนสรรหา และจัดเตรียมบุคลากรให้สอดคล้องกับเป้าหมายของปีถัดไป

ทำไม HR จึงควรวางแผนกำลังคนล่วงหน้า?

การเปลี่ยนแปลงด้านบุคลากรเกิดขึ้นได้ตลอดทั้งปี ไม่ว่าจะเป็นการลาออก การย้ายตำแหน่งภายใน การปรับโครงสร้างทีม หรือการเพิ่มจำนวนพนักงานเพื่อรองรับแผนธุรกิจ สิ่งสำคัญจึงไม่ใช่การคาดการณ์ให้ได้ว่าจะมีพนักงานลาออกเมื่อไร แต่เป็นการเตรียมความพร้อมให้องค์กรสามารถปรับตัวได้เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลง

1. มีเวลาเพียงพอสำหรับกระบวนการสรรหา

การสรรหาพนักงานหนึ่งตำแหน่งไม่ได้จบลงเพียงแค่การประกาศรับสมัคร แต่ยังมีขั้นตอนอื่น ๆ ตามมา ตั้งแต่การกำหนดคุณสมบัติ การค้นหาผู้สมัคร การคัดกรองใบสมัคร การนัดสัมภาษณ์ การพิจารณาผล และการยื่นข้อเสนอให้ผู้สมัครตอบรับ

นอกจากนี้ ผู้สมัครที่ตอบรับข้อเสนอแล้วอาจต้องใช้เวลาในการแจ้งลาออกและส่งมอบงานจากองค์กรเดิมก่อนเริ่มงานใหม่ด้วย

สมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย (PMAT) ได้กล่าวถึงระยะเวลาที่องค์กรอาจต้องใช้ในการค้นหาและทดแทนพนักงาน ซึ่งอาจใช้เวลาประมาณ 2-3 เดือน โดยระยะเวลาจริงขึ้นอยู่กับลักษณะงานและความยากง่ายของการสรรหา

ข้อมูลอ้างอิง : PMAT

หากองค์กรเริ่มต้นกระบวนการสรรหาเมื่อมีตำแหน่งว่างแล้ว ระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอนอาจส่งผลต่อแผนการทำงานของทีม การวางแผนล่วงหน้าจึงช่วยให้ HR มีเวลาค้นหาและพิจารณาผู้สมัครได้อย่างเหมาะสมมากขึ้น

2. ช่วยให้การทำงานภายในทีมมีความต่อเนื่อง

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผู้รับผิดชอบงาน โดยเฉพาะตำแหน่งที่ต้องอาศัยความรู้หรือประสบการณ์เฉพาะด้าน อาจต้องใช้เวลาในการส่งต่องานและทำความเข้าใจขั้นตอนต่าง ๆ ก่อนที่ผู้รับผิดชอบคนใหม่จะสามารถทำงานได้อย่างเต็มที่

หากองค์กรมีการเตรียมเอกสาร ขั้นตอนการทำงาน และแผนส่งต่องานไว้ล่วงหน้า จะช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลสำคัญจะขาดช่วง และทำให้สมาชิกในทีมสามารถประสานงานกันได้สะดวกขึ้น

3. วางแผนงบประมาณและทรัพยากรได้เหมาะสม

การสรรหาบุคลากรมีค่าใช้จ่ายหลายส่วน ไม่ว่าจะเป็นงบประมาณสำหรับประกาศรับสมัคร ค่าใช้จ่ายในการสรรหาและคัดเลือก รวมถึงเวลาและทรัพยากรของทีม HR และหัวหน้าแผนกที่เกี่ยวข้อง

การประเมินความต้องการกำลังคนตั้งแต่ช่วงปลายปีจะช่วยให้องค์กรมองเห็นภาพรวมของตำแหน่งที่ต้องการ จำนวนบุคลากรที่อาจต้องเพิ่ม และงบประมาณที่ควรจัดสรรสำหรับปีถัดไปได้ชัดเจนขึ้น

4 แนวทางวางแผนกำลังคน เตรียมความพร้อมด้านบุคลากรสำหรับปีถัดไป

เมื่อเห็นความสำคัญของการวางแผนกำลังคนแล้ว HR สามารถเริ่มต้นจากการทบทวนข้อมูลภายในองค์กร และนำมาจัดทำแผนให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ โดยมีแนวทางที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ดังนี้

1. ทบทวนอัตรากำลังและประเมินความต้องการบุคลากร

ขั้นตอนแรกคือการสำรวจจำนวนพนักงานและโครงสร้างทีมในปัจจุบัน เพื่อดูว่าแต่ละแผนกมีบุคลากรเพียงพอต่อปริมาณงานและเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่

HR ควรทำงานร่วมกับหัวหน้าแผนกเพื่อรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น
– จำนวนพนักงานปัจจุบันของแต่ละแผนก
– ตำแหน่งที่ต้องการเพิ่มบุคลากรในปีถัดไป
– ตำแหน่งที่มีแผนปรับเปลี่ยนหน้าที่หรือโครงสร้างงาน
– ทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็นสำหรับการทำงาน
– ตำแหน่งที่ต้องใช้เวลาในการสรรหาค่อนข้างนาน

นอกจากจำนวนพนักงานแล้ว ควรพิจารณาปริมาณงานและเป้าหมายของแต่ละแผนกควบคู่กันด้วย เพราะบางตำแหน่งอาจไม่จำเป็นต้องเพิ่มจำนวนคน หากสามารถปรับกระบวนการทำงานหรือกระจายความรับผิดชอบภายในทีมได้อย่างเหมาะสม

เมื่อรวบรวมข้อมูลครบแล้ว HR จะสามารถจัดลำดับความสำคัญของตำแหน่งที่ต้องสรรหาก่อน พร้อมกำหนดช่วงเวลาที่เหมาะสมในการเริ่มกระบวนการได้ชัดเจนขึ้น

2. เตรียม Talent Pipeline เพื่อให้มีผู้สมัครพร้อมพิจารณา

Talent Pipeline คือการสร้างและดูแลฐานผู้สมัครที่มีศักยภาพ เพื่อให้ HR สามารถติดต่อและพิจารณาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมได้เมื่อองค์กรมีความต้องการบุคลากร

การเตรียมฐานผู้สมัครไว้ล่วงหน้าช่วยให้ HR มีข้อมูลและรายชื่อผู้สมัครที่สามารถนำกลับมาพิจารณาได้เมื่อมีตำแหน่งงานว่าง ทำให้ไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นค้นหาผู้สมัครใหม่ทั้งหมดทุกครั้ง โดย HR ทำได้หลายช่องทาง เช่น
– ทบทวนฐานข้อมูลผู้สมัครเดิม พิจารณาผู้สมัครเดิมที่มีคุณสมบัติตรงกับตำแหน่งงาน โดยก่อนนำข้อมูลกลับมาใช้ ควรตรวจสอบว่าการเก็บและใช้ข้อมูลยังเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่แจ้งไว้และสอดคล้องกับ PDPA
– ติดตามผู้สมัครที่มีศักยภาพ ติดต่อผู้สมัครที่มีประสบการณ์ตรงกับตำแหน่งที่องค์กรต้องการ เพื่อสอบถามความสนใจและความพร้อมในการพิจารณาโอกาสใหม่ ๆ
– สร้างช่องทางเข้าถึงผู้สมัคร ใช้เว็บไซต์สมัครงาน โซเชียลมีเดีย และช่องทางประชาสัมพันธ์ขององค์กร เพื่อให้สามารถเข้าถึงกลุ่มผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการได้มากขึ้น
– อัปเดตข้อมูลผู้สมัครอย่างสม่ำเสมอ ตรวจสอบข้อมูลติดต่อ ประสบการณ์ทำงาน และความสนใจของผู้สมัคร เพื่อให้ฐานข้อมูลยังสามารถนำมาใช้งานได้จริง

สำหรับตำแหน่งที่ต้องการทักษะเฉพาะทางหรือต้องใช้เวลาในการค้นหาผู้สมัครเป็นพิเศษ การเริ่มเตรียม Talent Pipeline ตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยให้ HR มีตัวเลือกมากขึ้น และมีเวลาเปรียบเทียบคุณสมบัติของผู้สมัครก่อนตัดสินใจ

อย่างไรก็ตาม การมีฐานข้อมูลผู้สมัครเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ ควรมีการดูแลและอัปเดตข้อมูลอย่างต่อเนื่อง รวมถึงติดต่อผู้สมัครด้วยข้อมูลตำแหน่งงานที่ชัดเจนและเหมาะสมกับความสนใจของแต่ละคน

3. เตรียมแผนส่งต่องานและจัดการความรู้ภายในทีม

นอกจากการเตรียมสรรหาบุคลากรใหม่แล้ว การจัดการความรู้ภายในองค์กรก็เป็นอีกเรื่องที่ HR ควรให้ความสำคัญ เพราะงานบางประเภทต้องอาศัยประสบการณ์และความเข้าใจในกระบวนการทำงานที่ไม่สามารถถ่ายทอดได้ทั้งหมดภายในระยะเวลาสั้น ๆ

HR สามารถประสานงานกับหัวหน้าแผนกเพื่อเตรียมแผนส่งต่องาน โดยเริ่มจาก
– จัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงาน รวบรวมวิธีการทำงาน รายละเอียดของแต่ละขั้นตอน และข้อมูลที่จำเป็น เพื่อให้ผู้รับผิดชอบคนอื่นสามารถศึกษาและทำตามได้
– เตรียมพนักงานที่สามารถรับช่วงงานได้ พิจารณาว่ามีพนักงานคนใดในทีมที่สามารถเรียนรู้งานและรับช่วงความรับผิดชอบต่อได้ เพื่อให้การทำงานดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผู้รับผิดชอบ
– วางแผนการส่งมอบงาน กำหนดรายการงานที่ต้องส่งต่อ สถานะงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการ และผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น
– พัฒนาทักษะของพนักงานภายใน สนับสนุนให้พนักงานเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ และเตรียมความพร้อมสำหรับการรับผิดชอบงานที่หลากหลายขึ้น

แนวทางนี้ไม่เพียงช่วยให้การดำเนินงานมีความต่อเนื่องเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากร แต่ยังช่วยให้พนักงานได้พัฒนาความสามารถและเตรียมพร้อมสำหรับโอกาสเติบโตในสายอาชีพภายในองค์กรด้วย

4. กำหนดแผนสรรหาและงบประมาณให้สอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจ

หลังจากประเมินอัตรากำลังและความต้องการบุคลากรแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำข้อมูลมาจัดทำแผนสรรหาให้ชัดเจน โดยควรพิจารณาทั้งจำนวนตำแหน่งที่ต้องการ ช่วงเวลาที่ต้องการพนักงาน และทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับกระบวนการสรรหา

ตัวอย่างเช่น หากแผนกใดมีเป้าหมายขยายทีมในช่วงไตรมาสแรก HR อาจเริ่มเตรียมรายละเอียดตำแหน่งและค้นหาผู้สมัครตั้งแต่ช่วงปลายปี เพื่อให้มีเวลาเพียงพอสำหรับการคัดเลือกและดำเนินการก่อนวันเริ่มงานที่ต้องการ

นอกจากนี้ ควรกำหนดงบประมาณให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่าประกาศรับสมัคร ค่าใช้จ่ายในการสรรหา และงบประมาณสำหรับการพัฒนาบุคลากรภายใน โดยพิจารณาตามความจำเป็นของแต่ละตำแหน่ง

การมีแผนสรรหาและงบประมาณที่ชัดเจนจะช่วยให้ HR ประสานงานกับผู้บริหารและหัวหน้าแผนกได้ง่ายขึ้น รวมถึงสามารถติดตามความคืบหน้าของการสรรหาและปรับแผนได้เมื่อความต้องการของธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป

ข้อมูลอ้างอิง : Tripleihr, JobsDB

วางแผนกำลังคนตั้งแต่วันนี้ เพื่อรองรับเป้าหมายของธุรกิจในปีถัดไป

การวางแผนกำลังคนไม่ได้เป็นเพียงการเตรียมตัวเมื่อมีพนักงานลาออกหรือมีตำแหน่งงานว่างเท่านั้น แต่เป็นกระบวนการที่ช่วยให้องค์กรมองเห็นความต้องการด้านบุคลากรในอนาคต และเตรียมความพร้อมให้สอดคล้องกับทิศทางของธุรกิจ

ช่วงปลายปีจึงเป็นโอกาสที่ดีสำหรับ HR ในการทบทวนอัตรากำลัง ประเมินความต้องการของแต่ละแผนก เตรียมฐานผู้สมัคร และวางแผนพัฒนาบุคลากรภายใน เพื่อให้การทำงานขององค์กรมีความต่อเนื่องและพร้อมรองรับการเปลี่ยนแปลง

หากองค์กรกำลังวางแผนเพิ่มจำนวนพนักงาน หรือต้องการบุคลากรที่มีทักษะและประสบการณ์ตรงกับความต้องการ Personnel Consultant พร้อมให้บริการ Recruitment เพื่อช่วยค้นหาและคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานและความต้องการขององค์กร

เพราะการมีบุคลากรที่เหมาะสมในเวลาที่ต้องการ เป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้องค์กรเดินหน้าตามแผนธุรกิจและเติบโตได้อย่างต่อเนื่อง

About Us

Personnel Consultant Manpower (Thailand) Co., Ltd. ให้บริการด้านการจัดหางานและสรรหาบุคลากร ทั้งชาวไทยและชาวญี่ปุ่น มากว่า 30 ปี
ผู้สมัครสามารถลงทะเบียนฝากประวัติได้ที่ https://www.personnelconsultant.co.th/jobseeker/register_jobseeker/
หรือส่งเรซูเม่ (ภาษาอังกฤษ) ทางอีเมล jobs@personnelconsultant.co.th

🔸เพอร์ซันแนลฯ ดูแลทั้งคนหางานและองค์กรที่หาคน | สอบถามเพิ่มเติม
📧 Email: jobs@personnelconsultant.co.th
📞 Phone: 02-2608454

Contact & Follow Us